Pogoji sodelovanja

1. Splošna določila

Pričujoča Prijava in pogodba je hkrati pravno zavezujoča in nepreklicna pogodba, ki jo skleneta organizator in sodelujoči za prireditev SIDEC 2025. Organizatorja dogodka sta GOIS Grozd obrambne industrije Slovenije g.i.z., in Ministrstvo za obrambo RS (v nadaljevanju Organizator), tehnični organizator pa družba Proevent d.o.o. Sodelujoči na prireditvi jo izpolni in odda v navedenem prijavnem roku. Prijav s pridržki organizator ne bo upošteval. Cene, ki veljajo za prireditev in so navedene v Prijavi in pogodbi, so v evrih in ne vključujejo DDV-ja. Z oddajo te Prijave in pogodbe sodelujoči jamči za točnost podatkov ter nepreklicno in izključno priznava in sprejema te pogoje sodelovanja kot vsebino pogodbe. Organizator si pridržuje pravico do odločanja o sprejetju sodelujočega, njegovih produktov in storitev na prireditev. Najmanjši razstavni prostor, ki ga prijavitelj lahko zakupi, je 9 m². Organizator si pridržuje pravico zavrniti prijave, prispele po prijavnem roku. Splošni pogoji opredeljujejo razmerja med razstavljavcem in organizatorjem sejma glede sodelovanja, medsebojnih finančnih obveznosti, poravnavi kakršnekoli škode in podobnega v zvezi s sejmom.

2. Uporaba podatkov

Sodelujoči na prireditvi dovoljuje organizatorju obdelavo podatkov za potrebe prireditve. Organizator hrani in varuje podatke sodelujočega v skladu z veljavnimi predpisi. Računi in vsa ostala dokumentacija v zvezi s sodelovanjem sodelujočega na prireditvi se hranijo pri organizatorju/tehničnem organizatorju.

Podatke o razstavljavcu (javnega značaja, kot so naziv sodelujočega, njegova dejavnost in fizična oblika sodelovanja na prireditvi ter druge podatke) lahko organizator uporabi za:

• poslovanje s samim razstavljavcem;
• pošiljanje ponudb in promocijskih sporočil samemu razstavljavcu v zvezi s prireditvijo po pošti, e-pošti ali prek telefona;
• obveščanje in oglaševanje prireditve pred, med in po prireditvi;
• statistično obdelavo podatkov;
• tržne raziskave in raziskave javnega mnenja;
• oblikovanje in posodobitev podatkovnih baz organizatorja.

3. Prijava na sejem

Prijava za sodelovanje na sejmu se izvaja preko spletne e-prijave za sejem SIDEC 2025. Na osnovi prijave bo organizator razstavljavcu poslal Potrditev prijave in predračun za naročene storitve. S podpisom Potrditve prijave s strani zakonitega zastopnika razstavljavca je pogodba med organizatorjem in razstavljavcem sklenjena. Tudi v primeru, če razstavljavec na osnovi prejetega predračuna plača delni ali celotni avans, se ravno tako šteje, da je s plačilom avansa pogodba med organizatorjem in razstavljavcem sklenjena.

4. Dodelitev razstavnega prostora

Na prireditvi lahko razstavljajo domači in tuji razstavljavci, katerih razstavni predmeti ustrezajo temi prireditve. Trgovski zastopniki in uvozniki lahko razstavljajo predmete podjetij, ki jih zastopajo. O pripustitvi razstavljavca na prireditev in o dodelitvi razstavnega prostora odloča organizator, ki razporeja razstavni prostor v najboljšem interesu prireditve. Razstavljavci nimajo pravice do predhodne izbire posebne lokacije ali vrste razstavnega prostora, ne glede na želje, ki jih navedejo na prijavnem obrazcu. Pri prostorski ali časovni dodelitvi promocije imajo prednost sodelujoči, ki zakupijo večje pakete. Vsako spremembo dodeljenega razstavnega prostora mora odobriti organizator. Organizator lahko premesti in opravi tudi druge spremembe glede razstavnega prostora. O teh ukrepih odloča organizator v interesu prireditve. Organizator ima pravico, da spremeni razstavni prostor ali razporeditev razstavnega prostora tudi po določitvi razstavnega prostora razstavljavcu, če ima za takšne ukrepe upravičen razlog zaradi posebnih okoliščin.

5. Odpoved prijave in pogodbe

Če sodelujoči to Prijavo in pogodbo odpove, mora plačati:

• 40 % cene zakupljenega paketa sodelovanja, če to Prijavo in pogodbo odpove več kot 45 dni pred začetkom prireditve;
• 100 % cene zakupljenega paketa sodelovanja, če to Prijavo in pogodbo odpove manj kot 45 dni pred začetkom prireditve.

Če se razstavljavec kljub registraciji in prijavi iz kakršnega koli razloga ne udeleži dogodka, lahko organizator dodeli razstavni prostor drugemu uporabniku. Če organizator ne more dodeliti prostega razstavnega prostora drugemu uporabniku, ga lahko preoblikuje na stroške razstavljavca. V vsakem primeru razstavljavec v celoti odgovarja za celoten najem razstavnega prostora.

6. Prijava in ekološko nadomestilo

Vsak razstavljavec je dolžan plačati ekološko nadomestilo. Razstavljavec je dolžan dostaviti podatke za vpis v katalog prireditve ob prijavi oziroma do roka, ki ga navede organizator v posameznih obrazcih. Če razstavljavec ne dostavi podatke do roka oziroma jih sploh ne dostavi, bodo v katalogu prireditve objavljeni le osnovni podatki (generalije) o razstavljavcu. V primeru, da bo organizator potrdil prijavo razstavljavca znotraj 45-dnevnega roka do izvedbe prireditve, si pridržuje pravico, da bo razstavljavec naveden le na uradni spletni strani prireditve. Organizator si pridržuje pravico, da vsebino opisa za katalog prireditve ustrezno skrajša in prilagodi, vendar ne odgovarja za morebitne napake.

7. Plačilo

Sodelujoči se obveže plačati sodelovanje na prireditvi (zakup razstavnega prostora in zakup dodatnih oblik promocije) po cenah, ki so dogovorjene in navedene v tej e-prijavi. Davke plača sodelujoči na prireditvi. Organizator/tehnični organizator se zavezuje izstavljati račune in predračune v skladu s pozitivno zakonodajo. V primeru zamude roka plačila lahko organizator sodelujočemu zaračuna še zakonite zamudne obresti. Sodelujoči lahko ugovarja računu pisno v 8-ih dneh po izstavitvi računa ali predračuna. Če sodelujoči ugovarja samo za del računa ali predračuna, je nesporni del računa ali predračuna dolžan poravnati v roku in na način, ki je določen s to prijavo.

8. Preklic dodelitve prostora

Organizator/tehnični izvajalec ima pravico, da zavrne oz. razveljavi Prijavo in pogodbo v primerih:

• če je prijavitelj v času prijave v poravnalnem, stečajnem ali likvidacijskem postopku;
• če ima organizator do prijavitelja odprte terjatve od prejšnjih prireditev (velja za vse prireditve v domeni GOIS-a, MORS-a in družbe Poevent  d.o.o.);
• če produkti in storitve, ki naj bi bili razstavljeni na prireditvi, ne ustrezajo temi prireditve;
• če razstavljavec ne dostavi dokumentov (točka 12) na zahtevo organizatorja.

9. Tehnični pogoji

Če razstavljavec opreme razstavnega prostora ne naroči pri tehničnem organizatorju, je dolžan najkasneje 45 dni pred začetkom sejma organizatorju sporočiti podatke o izvajalcu.

Za udeležbo na sejmu je obvezna minimalna ureditev prostora, ki vsebuje talno oblogo, sejemsko konstrukcijo, tablo z napisom in drugo, za sejem ustrezno, opremo.

Razstavljavec je dolžan najkasneje 45 dni pred začetkom sejma organizatorju predložiti osnutek ureditve razstavnega prostora in naročilo opreme ter priključkov.

Za razstavne prostore, ki so višji od 2,50 m, mora razstavljavec pridobiti pisno soglasje organizatorja. Načrti takšnih razstavnih prostorov morajo biti posredovani organizatorju 45 dni pred pričetkom montaže. Razstavljavec pri postavitvi razstavnega prostora ne sme posegati izven dodeljenega prostora.

Voda v naročenih vodovodnih priključkih je industrijska. Pred zaužitjem je vodo potrebno prekuhati.

Razstavljavec ne sme postavljati ali razobesiti izven svojega razstavnega prostora kakršnihkoli promocijskih in drugih sporočil, če nima dovoljenja organizatorja. Razstavljavec mora takoj po opozorilu organizatorja odstraniti zapreke ali ovire oziroma neprimerne konstrukcije. V tem primeru stroške zaradi izostanka nosi razstavljavec.

10. Montaža, demontaža

Montaža in demontaža morata biti predhodno registrirani. Rokov za montažo in demontažo, ki so zapisani v Navodilih za razstavljavce, se je treba natančno držati. Pri prekoračitvi termina za demontažo je organizator upravičen razstaviti razstavni prostor (paviljon) na stroške in tveganje razstavljavca. Po končani demontaži mora razstavljavec prostor, na katerem je razstavljal, vrniti v prvotno stanje. V nasprotnem primeru je razstavljavec organizatorju dolžan povrniti vso nastalo škodo. Pri postavljanju in opremljanju razstavnih prostorov v času montaže in demontaže mora razstavljavec oz. njegov izvajalec ravnati v skladu s predpisi s področja varnosti in zdravja pri delu ter požarne varnostni, s tehničnimi predpisi in standardi, s splošnimi pogoji dela na sejmišču in z navodili organizatorja. Razstavljavec pred zaključkom prireditve ne sme odstraniti razstavnih predmetov (eksponatov) z razstavnega prostora. Razstavni prostor sme razstavljavec predčasno zapustiti samo na podlagi pisnega dovoljenja organizatorja.

11. Jamstvo in zavarovanje

• Organizator ne odgovarja za poškodbe, izgube, uničenje, ali odtujitve stvari razstavljavca oz. njegovega izvajalca (razstavni predmeti, oprema in drugo), njunega osebja in tretjih oseb, kakor tudi ne za poškodbe razstavljavca oz. njegovega izvajalca, njunega osebja in tretjih oseb, nastale zaradi požara, viharja, toče, strele, loma, izliva vode, tatvine, ali kateregakoli drugega vzroka.
• Organizator ne odgovarja za poškodbe, izgube, uničenje ali odtujitve stvari in poškodbe tretjih oseb, nastalih zaradi ravnanja razstavljavca oz. njegovega izvajalca na razstavnem prostoru oz. sejmišču. Razstavljavec oz. njegov izvajalec sklene ustrezna zavarovanja na svoje stroške.
• Razstavljavec oz. njegov izvajalec odgovarja za škodo in nesrečo, ki jo sam ali njegovo osebje povzroči organizatorju in/ali tretji osebi na razstavnem prostoru oz. sejmišču.
• Organizator ne prevzame nikakršnega jamstva za vozila, ki jih na območju sejmišča in parkirišča pustijo razstavljavci, njihovi uslužbenci ali pooblaščenci oz. njihovi izvajalci.
• Za pomanjkljive vpise v sejemski katalog ali na spletni strani ni nobenega jamstva (npr. tiskarske napake, oblikovne napake, napačen prevod ali če vpisa ni itd.).
• Razstavljavec ne sme oddati dodeljenega razstavnega, oglasnega ali promocijskega prostora oz. njegovega dela tretji osebi. V primeru kršitve si organizator pridržuje pravico dodatno zaračunati razstavljavcu 100 % cene dodeljenega razstavnega, oglasnega ali promocijskega prostora.
• V ceno sodelovanja z razstavnim prostorom je vključeno tudi zavarovanje odgovornosti razstavljavca. To krije škodo, ki jo utrpijo tretje osebe v skladu s 1. čl. (1) tč. pogojev PG-odg/23-7 (celotni pogoji so dostopni preko e-povezave: https://ce-sejem.si/wp-content/uploads/2024/06/PG-odg_23-7.pdf). Zavarovanje krije škodo zaradi zahtevkov, ki so posledica nenadnih in pretresljivih dogodkov (nesreče), nastalih v neposredni zvezi z zavarovančevo sejemsko dejavnostjo na zavarovalnem kraju. Zavarovalna vsota: 100.000 EUR. Odbitna franšiza: 10 % od škode, minimalno 500 EUR, maksimalno 2.000 EUR. ZAVAROVALNI KRAJ je območje Celjskega sejma.

12. Predstavitve

• Razstavljavec mora pisno obvestiti in posredovati točen program predstavitev (na primer glasbeni nastop, lastno organiziran dogodek itd.) na razstavnem prostoru organizatorju v predhodno potrditev in uskladitev najkasneje 20 dni pred prireditvijo. Organizator je upravičen po že izdanem pisnem dovoljenju omejiti ali prepovedati predstavitve, ki povzročajo hrup, umazanijo, prah, uhajanje plinov oz. kako drugače ovirajo potek prireditve. Predstavitve lahko potekajo izključno na dodeljenem razstavnem prostoru razstavljavca.
• Vse predstavitve na razstavnih prostorih morajo potekati v skladu z Zakonom o prekrških zoper javni red in mir. Dovoljena glasnost v dvoranah med prireditvijo je 60 dB. Razstavljavec mora za lastne nastope sam urediti vse zahtevke iz naslova avtorskih pravic (SAZAS). Razstavljavec se zaveže poravnati vse zahtevke iz naslova nadomestil za uporabo avtorskopravno varovanih del, ki jih mora kot organizator prireditve skladno z veljavno zakonodajo (159. člen ZASP) plačevati kolektivnim organizacijam, delujočim na območju Republike Slovenije, za predvajanje žive glasbe (javni nastopi). V ta namen se najemnik zavezuje, da bo o uporabi varovanih del pravočasno, to je najmanj osem dni pred javnim nastopom, in skladno s predpisi obveščal pristojne kolektivne organizacije za uveljavljanje avtorskih in sorodnih pravic.

13. Dejavnost razstavljavca – dokumenti

Organizator ima pravico ob prijavi zahtevati od razstavljavca:

• obrtno dovoljenje oz. registracijo z odločbo pristojnega organa, da so izpolnjeni z zakonom določeni pogoji za opravljanje dejavnosti;
• ustrezno soglasje pristojnega zdravstvenega in veterinarskega inšpektorata, če bo razstavljavec na prireditvi opravljal promet z živili in predmeti splošne rabe, degustacije živil ali demonstracije predmetov splošne rabe oz. gostinsko dejavnost.

Organizator ima pravico odpovedati sodelovanje (nastop) razstavljavcu na prireditvi, če ne dostavi zahtevanih dokumentov, razstavljavec pa je kljub temu dolžan plačati vse naročene storitve.  Razstavljavec je za neposredno prodajo na sejmu dolžan zaprositi organizatorja za potrebno dovoljenje. Promet blaga in storitev mora opravljati v skladu z veljavnimi predpisi, vključno s pridobitvijo vseh potrebnih soglasij.

Razstavljavci se morajo na sejmišču vesti na način, ki ni neprijeten drugim razstavljavcem, obiskovalcem ali organizatorju. V kolikor razstavljavci tega pogoja ne upoštevajo, ima organizator pravico nemudoma prekiniti pogodbo o sodelovanju, razstavljavec pa je kljub temu dolžan plačati vse naročene storitve.

V času sejma je prepovedano nameščanje oddajnih WiFi naprav (WiFi usmerjevalnikov) za zasebne dostope do medmrežja. V primeru kršitev si organizator pridržuje pravico tovrstne naprave odvzeti in zadržati do konca sejma.

14. Požarna varnost

Razstavljavec in njegov izvajalec morata v času montaže in demontaže ter v času trajanja sejma upoštevati: požarno-varnostne predpise, predpise s področja varstva pri delu, druge tehnične predpise in splošne pogoje dela na sejmišču.

Pri postavitvi in opremljanju razstavnih prostorov ter razstavljanju eksponatov morajo razstavljavci uporabljati negorljive materiale ali materiale impregnirane z negorljivo raztopino, ki morajo biti opremljeni z ustreznim znakom, ki to dokazuje. Vsi materiali morajo biti v skladu z zahtevami pristojnih služb.

15. Fotografiranje in risanje

Organizator ima pravico razstavne prostore in razstavljene predmete fotografirati, narisati, posneti ali kakorkoli drugače upodobiti na filmski in video trak ali zapisati na digitalne medije in gradivo uporabiti za lastne potrebe ali za splošno uporabo. Razstavljavec se odpove vsem ugovorom iz naslova avtorskih pravic. Brez odobritve organizatorja razstavnih prostorov ni dovoljeno fotografirati ali narediti njihove risbe oz. jih posneti, izjema je le lastni razstavni prostor (paviljon).

16. Čiščenje razstavnega prostora (paviljona)

Organizator/tehnični organizator skrbi za čiščenje sejmišča in hodnikov (hojnic) v dvoranah. Čiščenje razstavnih prostorov (paviljonov) je dolžnost vsakega razstavljavca, po naročilu pa ga na stroške razstavljavca lahko prevzame organizator oz. od njega določena organizacija. Razstavljavec je v času montaže, sejma in demontaže dolžan ločevati odpadke po navodilih organizatorja. Razstavljavci in njegovi postavljavci opreme morajo sami poskrbeti za pravilno odlaganje odpadkov v za to namenjene zbiralnike odpadkov. V primeru, da razstavljavec odpadkov ustrezno ne loči, ga lahko organizator kaznuje in nanj prenese morebitne stroške dodatnega ločevanja ter inšpekcijskih sankcij. Odvoz smeti je organiziran s strani organizatorja/tehničnega organizatorja.

17. Pritožbe in sodišče

Morebitne reklamacije mora razstavljavec pisno uveljaviti takoj, ko so nastali razlogi zanje, kasnejših reklamacij organizator ne bo mogel upoštevati. Organizator/tehnični organizator in sodelujoči bosta vse spore reševala sporazumno. Če do sporazuma ne bi prišlo, je za rešitev spora pristojno sodišče v Ljubljani.

18. OPOZORILO ORGANIZATORJA

Sankcionirana bo vsaka oblika nedovoljene promocije, ki ne bo v skladu z navodili, pravilnikom prireditve in Navodili za razstavljavce. Vse sodelujoče opozarjamo, da se vzdržijo izvajanja preglasnih aktivnosti in drugih motečih akcij, ki bi lahko ovirale ostale udeležence prireditve.

Organizatorja: GOIS, Grozd obrambne industrije Slovenije, g.i.z. in Ministrstvo za obrambo RS

Tehnični organizator: Proevent d.o.o.

november 2024